GeDok - Gebrauchsanweisungen, Anleitungen, Kurzanleitungen, Katalogsysteme und Dokumentationen

Kataloge oder Database Publishing

Heute werden oft noch die Inhalte von Katalogen und anderen strukturierten Dokumenten mühsam per Hand zusammengestellt, Bildmaterial organisiert, zahlreiche Korrekturphasen durchlaufen und die Katalogproduktion kann mehrere MitarbeiterInnen über Wochen oder gar Monate in Atem halten.

Im Unternehmen liegen viele Informationen zu Artikeln schon an einer zentralen Stelle gesammelt vor: der Warenwirtschafts-Datenbank. Diese Daten können heute ohne großen Aufwand für weitere Zwecke genutzt werden:

• Elekronische Kataloge (CD-ROM oder PDF)
• Gedruckte Kataloge
• aktuelle Preislisten
• Ersatzteillisten
• Online-Bestell-Shops

Sollten die Daten der Datenbank noch nicht vollständig oder gut gepflegt sein, ist es sinnvoll, diese auf den neuesten Stand zu bringen. Der Arbeitsaufwand ist der gleiche, wie für die Erstelllung des Kataloges auf die „alt hergebrachte Art“. Aber Sie haben den Vorteil, dass Sie alle weiteren Ausgaben des Kataloges mit einem erheblich geringeren Arbeitsaufwand erstellen können. Diese Arbeit können auch wir für Sie übernehmen.

Database Publishing - wie geht das?

Zuerst wird in einem Layoutprogramm das gewünschte Layout für Ihren Katalog entwickelt. Hierbei können z.B. für jede Artikelgruppe auch verschiedene Layouts gewählt werden. Diese automatische Erstellung von Katalogen unterstützt vor allem sehr konsistente Layouts, was die Les- und Auffindbarkeit der Informationen im Katalog erleichtert. Für die Erstellung von Katalogen mit vielen individuell gestalteten Seiten bringt Database Publishing kaum Erleichterungen.

Im nächsten Schritt werden die gewünschten Daten aus der bestehenden Datenbank bzw. Datenbank-Management-System ausgelesen und dabei mit Strukturinformationen versehen. Wir können aus nahezu jeder beliebigen Datenbank die gewünschten Daten extrahieren.

Diese Strukturinformationen werden anschließend beim Importieren in das Layout-Programm genutzt, jedem Element die richtige Formatvorlage zuzuweisen und die Produktabbildungen in der richtigen Größe an der gewünschten Stelle zu platzieren. Wir verwenden hierfür das Programm Adobe Framemaker.

Die Rohfassung des Kataloges benötigt dann nur noch wenig Nachbearbeitung wie richtiger Seitenumbruch, Erstellung von Inhalts- und Stichwortverzeichnissen und so weiter.

Database Publishing - welche Vorteile hat das?

Schnelle und sichere Erstellung von Veröffentlichungen
Auch eine sehr große Anzahl an Daten kann durch die automatisierte Auslesung aus der Datenbank und Import in das gewünschte Layout sehr schnell bearbeitet werden. Dabei werden alle Fehler vermieden, die sonst beim Kopieren der Daten von Hand in das Layout vorkommen können. Sind alle Vorbereitungen getroffen, können Veröffentlichungen innerhalb kürzester Zeit effizient realisiert werden. Und immer mit topaktuellen Daten.

Verwenden der Inhalte für verschiedene Zwecke
Die mit Strukturinformationen versehenen Daten können in verschiedenster Form weiterverwendet werden: in gedruckter Form, als vollständig intern verlinkte PDF zum Online-Betrachten oder Download, als PDF mit Hyperlinks zum Online-Bestellservice oder weiteren Informationen wie z.B. kundenspezifische Preise usw., als HTML-Datei für den Online-Shop, als XML, ...

Kostengünstige Erstellung von Katalogauszügen und Teilversionen
Ob für den Handel, den Endkunden oder den Außendienst - die Artikel-Daten müssen oft in mehreren Varianten aufbereitet werden. Wenn alle Artikel in der Datenbank mit weiteren Informationen z.B. zur Zielgruppe oder kundenspezifischen Preisen gespeichert sind, können Katalogauszüge und Teilversionen auch in verschiedenen Layouts schnell und kostengünstig erstellt werden.

Mehrsprachige Veröffentlichungen
Sind die Daten in mehreren Sprachversionen in der Datenbank enthalten, können sehr schnell und einfach auch von der Ausgangssprache abweichende Veröffentlichungen erstellt werden.

Welche Kostenersparnis habe ich?

Durch die automatisierte Auslesung aus der Datenbank und Import in das gewünschte Layout gehen wir davon aus, dass bei den Satzkosten bis zu 70% der Kosten eingespart werden können.

Dadurch, dass die Daten nur noch in der zentralen Datenbank gepflegt werden müssen und für die verschiedensten Zwecke genutzt werden können, werden weitere Kosten eingespart.